ESQNews.id, JAKARTA – ACT Consulting telah merancang sebuah Program yaitu Culture Monitoring System (CMS) yang terintegrasi secara online dan berfungsi untuk membantu organisasi dalam berbagai hal. Program ini sebagai sarana untuk pengumpulan pelaporan pelaksanaan program budaya, mendapatkan informasi factual, dan mendapatkan hasil analisa serta nilai dari masing masing unit kerja.
Culture Monitoring System (CMS) itu merupakan suatu sistem
yang dirancang untuk memonitor program budaya yang ada di suatu perusahaan yang
dijalankan oleh Change Leader dan Change Agent.
Sebagai informasi, berikut ini daftar perusahaan yang telah
menggunakan jasa ACT Consulting untuk program CMS yaitu Telkom Indonesia,
Telkomsel, Pertamina, United Tractors (member of ASTRA), AHM (PT Astra Honda
Motor), Trakindo CAT, Pupuk Indonesia, Toyota Indonesia, Auto2000, Otoritas
Jasa Keuangan (OJK), Adira Finance, Bank Indonesia, Bank BRI, BNI, Mandiri,
Antam, Komatsu, Daihatsu, KPP, Patria, Astra International dan lainnya.
Menurut Dwitya Agustina (VP ACT Consulting) sebuah
perusahaan memerlukan adanya program CMS ini. Mengapa? Karena dengan adanya
sistem monitoring dapat membantu proses evaluasi pelaksanaan program budaya
oleh Change Leader dan Change Agent dan dapat langsung dipantau oleh Tim Budaya
Perusahaan.
“Objektif dari CMS ini yaitu mensistemkan pelaporan dan monitoring implementasi budaya di dalam organisasi, memudahkan proses evaluasi kinerja berkala bagi para Change Agent di semua unit kerja, mengintegrasikan data-data agenda perubahan secara menyeluruh, serta memudahkan proses evaluasi dan penilaian ketika akan melakukan kegiatan selebrasi budaya organisasi,” jelasnya.
Ada beberapa stages atau tahapan yang akan dilakukan jika
menggunakan program ini yakni dengan Workshop Change Leader dan Change
Champion, Workshop Change Agent, Inisiasi Program Budaya dan Implementasi
Action Plan, Monitoring evidence atau bukti pelaksanaan action plan, serta Konsultasi
dan evaluasi.
ACT Consulting akan melakukan monitoring berkaitan dengan
action plan yang telah dijalankan oleh Change Leaders dan Change Agents di
perusahaannya. Proses pendampingan tersebut disarankan berlangsung kurang lebih
selama 12 bulan. Namun tak menutup kemungkinan, jika ada penawaran dari klien, ACT
Consulting akan menerima apapun permintaan dari mereka.
Tak hanya itu, dalam melakukan monitoring harus ditentukan
terlebih dahulu penilaian yang dilakukan akan sampai level organisasi yang mana
apakah sampai per : Direktorat / Divisi / Unit Kerja.
Seperti tujuan dari monitoring ini sendiri yaitu untuk
melihat sejauh mana progress action plan yang telah diimplementasikan atau
dijalankan perusahaan. Karena setiap bulannya, Change Agent harus mengumpulkan
evidence atau bukti action plan yang sudah dilaksanakan melalui Culture
Monitoring System (CMS), kemudian dilakukan Evaluasi Efektivitas Change Agents.
Selanjutnya adalah mekanisme atau penggunaan (users of
culture monitoring system) dari program ini antara lain:
1. Tim Budaya PT X, Tim Budaya akan diberikan akses untuk
memantau implementasi program budaya di masing-masing unit kerja.
2. Change Agents, Change Agents melaporkan mengenai program,
deskripsi dan lampiran action plan yang sudah dijalankan.
3. Tim ACT Consulting, ACT Consulting sebagai admin yang
memantau dalam penggunaan CMS.
Supaya lebih jelas alurnya, ACT Consulting menyiapkan area penilaian dalam culture monitoring system seperti berikut:
Adapun sosialisasinya bagi pengguna CMS yakni Tim Budaya dan Change Agent dapat menonton video tutorial pengisian CMS dan membaca user guide yang telah disiapkan.
Program CMS juga telah diaplikasikan ke dalam bentuk webinar. Salah satunya telah digelar di PT Indonesia Power pada tanggal 4-5 Juni 2020. Tujuannya adalah agar 80 orang Change Agent memiliki mindset dan skill yang tepat dalam memandang perubahan. Sehingga motivasi Change Agent tetap terjaga dan mengetahui gambaran progress Action Plan yang telah dilakukan.